SOF Persondatapolitik

Persondata politik for Søofficers-Foreningen

[Dato for seneste ændring 8. maj 2018]

 

Søofficers-Foreningens dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondata politik, der kort fortæller dig, hvordan vi håndterer dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser i overensstemmelse med Persondataloven. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Søofficers-Foreningens (SOF) bestyrelse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: SOF bestyrelse, formand, KK Felix Ebbestad

Postadresse: Kastellet 1, 2100 København Ø

CVR: 63685615

Mail: sof@sof.dk

Website: www.sof.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger1:

  1. Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som grad, navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, evt. medlemskab af Tirsdagsklubben.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Ingen

 

  1. Oplysninger om lønnede medarbejdere (forretningsfører, tjenere, m.fl.)
  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Andre oplysninger om tillidsposter eller andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer

Dataindsamling

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger for ansatte ved udbetaling af løn.
  • Hovedorganisationen for Officerer i Danmark (HOD), f.eks. oplysninger om medlemmers udmeldelse af HOD.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede og legitime interesser i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
  • Som led i foreningens medlemsarrangementer og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af din relation til os
  1. Formål med behandling af oplysninger på lønnede medarbejdere:
  • Håndtering af lønnede medarbejderes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af medlemsaktivitet, herunder udfærdigelse af tilmeldingslister til medlemsarrangementer
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til SOF love m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af anonymiserede medlemsoplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Der sker videregivelse af oplysninger om lønnede medarbejdere i relevant omfang til offentlige myndigheder (f.eks. i forbindelse med lønudbetaling).

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som lønnet medarbejdere:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.

Lønnede medarbejdere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog anonymiserede oplysninger om såvel medlemmer som lønnede medarbejdere til statistik og lignende, og så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af Persondata-politikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores webside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Lukket for kommentarer.